Salta el contingut

Procés de Facturació

El procés de facturació inclou 3 fases:

  • Carrega de F1 i gestió de factures de proveïdor
  • Generació de factures de client i enviament de factures
  • Gestió de cobraments

1. Carrega de F1 i Gestió de Factures de Proveïdor

L'objectiu de la carrega de F1 és obtenir les lectures amb les quals posteriorment es facturarà al client, a més de portar un control del que es paga a les distribuïdores. Es pot trobar més informació sobre els F1 al següent enllaç.

El següent esquema mostra un resum de les fases per les que passa un F1 quan es carrega al ERP:

Figura 0

1.1. Carregar fitxers F1 (XML)

  1. Fer un zip amb tots els fitxers XML corresponents als F1 a carregar.
  2. Utilitzar l'assistent Facturació -> General -> Factures Proveïdor -> Importació fitxers F1 Figura 1
  3. S'haurà generat un lot de importació de F1 al que podem anar per el menú Facturació -> General -> Factures Proveïdor -> Importacions F1. Aquest lot tindra el nom del ZIP carregat. Figura 2
  4. S'obre el lot de F1 importat i es va refrescant fins que la barra Progrés i Finalitzats deixa de avançar. Aquestes barres indiquen el percentatge de XML carregats i el percentatge de XML carregats correctament respectivament. Figura 3
  5. Quan la barra de progrés ha arribat al 100% ja s'ha acavat la carrega de F1. Si la barra de finalitzats no està al 100% algún F1 no s'ha carregat correctament i s'ha de passar a la gestió de errors de F1 i reimportació. Si la barra de finalitzats està al 100% es pot passar a gestió de factures de proveïdor i pagaments.

1.2. Gestió de Errors de F1 i Reimportació

  1. Anar als F1 amb error de importació. Hi ha 2 opcions:

    • Desde el lot de importació de F1 que no te la barra Finalitzats al 100% utilitzar l'enllaç Listado de ficheros. Figura 4
    • Desde el menú Facturació -> General -> Factures Proveïdor -> Fitxers F1 importats. Figura 5

    En ambdós casos, en el llistat resultant s'ha de filtrar per Estat = Error en la importació. Figura 6

  2. Entrar al F1 que es vol corregir i llegir el missatge de error. Figura 7

  3. Els errors de importació es produeixen per una divergéncia o una inconsistencia entre les dades que arriben del F1 i les dades que es tenen al ERP.

    • Més informació sobre les validacions de F1 en aquest enllaç.

  4. Si l'error es pot solucionar corregint alguna dada del ERP, es corregeix i es reimporta el F1 amb el botó Importar XML. Figura 8

  5. Més informació sobre les reimportacions en aquest enllaç.

  6. Si l'error es per culpa de la distribuïdora, es pot fer un R1 amb l'assistent Generació de fitxers R1 desde fitxers F1. Figura 9

1.3. Obrir Factures de Proveïdor

  1. Els F1 que estan en estat Importat Correctament han generat factures de proveïdor en borrador que ja es poden obrir.

  2. Per obrir aquestes factures hi ha dos opcions:

    • Desde el lot de importació de F1.
    • Desde el llistat de factures de proveïdor.

  3. Obrir factures desde el lot d'importació de F1:

    3.1. Anar al llistat de lots de importació de F1. Figura 10 3.2. Buscar lots amb la barra de "Oberts" per sota del 100%. Aquesta barra indica el percentatge de factures de proveïdor obertes. 3.3. Desde dins de un lot de importació, utilitzar el botó Aprovar factures. Figura 11

  4. Obrir factures desde el llistat de factures de proveïdor Facturació -> General -> Factures Proveïdor.

    4.1. Buscar les factures que estiguin en estat borrador. Figura 12

    4.2. eleccionar les factures que es volen obrir i utilitzar l'assistent Aprovar factura F1 (XML). Figura 13

1.4. Gestió de Pagaments

  1. Per pagar factures de proveïdor hi ha dos opcions:

    • Desde remesas de pagament.
    • Desde el llistat de factures de proveïdor.

  2. Desde remesas de pagament: Quan s'importa un F1, si es té configurat així, automàticament es creen remesas de pagament amb la informació que envia la distribuïdora en el F1 i es posen les factures de proveïdor en aquestes remeses.

    2.1. Anar a les remeses de pagament: menú Contabilitat i Finançes -> Pagament -> Ordres de Pagament -> Ordres de Pagament Figura 14

    2.2. Buscar remeses de cobrament no pagades amb el filtre Pagat = No. Figura 15

    2.3. Desde una remesa no pagada:

    • Revisar que el camp Sheduled date if fixed tingui la data en que es volen marcar com a pagades les factures.
    • Clicar el botó Confirmar pagaments
    • Si no es vol enviar cap fitxer al banc perqué es té domiciliat el pagament a la distribuïdora o ja s'ha pagat: Marcar el checkbox Forçar pagament sense exportar fitxer Figura 16

    2.4. Clicar el botó Realitzar pagaments. Figura 17

  3. Desde el llistat de factures de proveïdor.

    3.1. Buscar les factures en estat Obert (no pagades). Figura 18

    3.2. Seleccionar les factures a pagar i utilitzar l'assistent Pagar grup factures. Figura 18