

Funcionament General

La funció actual del mòdul de switching és la gestió i enviament dels fitxers XML dels processos de switching. Per fer aquest seguiment s'emmagatzema tota la informació d'un procés de switching en un cas del CRM de GISCE-ERP.

Un procés de switching, s'associarà a un cas on es podrá anar generant els passos necessaris del procés i els fitxers XML associats.

És responsabilitat de l'usuari saber en cada moment quin és el pas següent i les accions que s'han de realitzar per portar-lo a terme.

A GISCE-ERP hi ha definit el Menú Switching que dóna accés als casos implicats en processos de switching i a la importació de fitxers XML.

Tots els casos: Llistat de qualsevol dels casos de la secció Switching. Inclou una estructura d'arbre amb una entrada de menú per accedir directament als casos de cada procés i als passos més interessant de cada un.
Llistat de passos: Els llistats de passos permeten accedir ràpidament als passos actuals d'un procés concret. Un cop obert un pas, es pot accedir directament al cas amb l'assistent Processar Pas Gestió ATR accessible des del botó acció d'un llistat de passos i des de la fitxa d'un cas en concret.
Casos pendents d'enviar: Llistat de tots els casos que estan a l'espera d'enviar l'XML al destinatari i que ja no necessiten cap mes actuació per part nostre. Es llistaran els casos que tenen algún pas amb la marca Per enviar
Casos pendents de l'usuari: Llistat de tots els casos oberts on calgui actuació per part nostre per poder generar el següent pas (inactiu).
Importar XML: Permet carregar un fitxer XML o un fitxer ZIP amb múltiples fitxers XML i generar el cas o afegir el pas al cas que correspongui.

Assitent per accedir al cas des d'un pas

Formulari del Cas

Quan entrem en un cas, tenim la informació principal i diferents pestanyes:

Informació principal

Descripció: Aquest text sortirà al llistat de Casos i ens ha de permetre trobar el cas
Secció: Secció del cas en l'arbre de seccions del CRM de GISCE-ERP. Normalment Switching
Data Límit: Es calcula automàticament segons la data d'inici i la durada
Companyia: S'omple automàticament amb la nostra companyia
Data: Data en la que s'inicia el cas. És important pel càlcul dels terminis
Prioritat: Prioritat del cas dins el CRM. S'assigna la prioritat Normal

Pestanya General (CRM)

Aquesta pestanya és la genèrica de qualsevol cas del CRM de GISCE-ERP. Podem afegir comentaris, enviar mails al destinatari, etc...

Mitjançant els botons, podem gestionar els diferents estats del cas:

Esborrany: Encara no ha començat el procés però te algunes de les dades preparades per a ser utilitzades.
Obert: Aquest cas està en procés. Conté els passos que s'han generat fins el moment.
Tancat: Aquest cas ja ha acabat el seu procés fins a l'últim pas.
Cancel·lat: Un cas que s'ha obert, però no s'ha arribat a enviar cap missatge, es pot passar a cancel·lat si vols mantenir-lo a històric.

Atenció

Un cas que ja ha tingut missatgeria amb un altre agent, no pot passar a estat cancel·lat. S'ha de generar un pas d'anul·lació o rebuig.

Nota

Existeix un estat Pendent en el CRM. Pel que fa a canvis d'ATR, no és un estat que tingui gaire sentit.

Pestanya Contactes

En aquesta pestanya tenim les dades dels agents implicats en un procés. Depenent de l'agent i del procés es mostraran mes o menys camps.

Destinatari

Empresa amb la qual es mantindrà la comunicació. En el cas de les comercialitzadores és la distribuidora del CUPS afectat pel procés i en el cas de les distribuïdores serà la comercialitzadora iniciadora del procés o sol·licitant

Empresa: Empresa destinatària
Contacte Empresa: Informació de contacte de l'empresa destinatària
Email Empresa: Adreça de mail que s'utilitzarà en les comunicacions amb el destinatari

Amb el botó Send Reminder podem enviar un mail al destinatari per validar-ne el funcionament

Comercialitzadora Sortint

En alguns casos, és necessari intercanviar informació amb altres Agents com la comercialitzadora sortint. En el cas de la distribuidora, caldrà seleccionar la empresa comercialitzadora de la pólissa subjecte del procés.

Pestanya Etapes

Aquesta pestanya és merament informativa i ens dóna informació de quin o quins serien els possibles següents passos en el procés.

Pestanya Switching

Aquesta pestanya ens permet gestionar la informació del procés i els diferents passos que es van generant.

Dades generals

Procés: (Obligatori) Procés afectat per aquest cas, pe. C1, C2 o M1
Pas: Pas en el qual es troba el procés des del nostre punt de vista. S'omple autoàticament
Versió: Versió dels fitxers OCSUM del procés
Acció pendent: S'hi hi ha accions pendents a realitzar per aquest pas
Codi sol·licitud: Codi assignat a tot el procés. Es genera automàticament
Seqüencial de sol·licitud: Codi de seqüència. Es genera automàticament
CUPS: (Obligatori) CUPS afectat pel procés. S'assigna automàticament al seleccionar la pólissa. Cal que existeixi a la base de dades de CUPS
Polissa: (Obligatori) Pólissa afectada pel procés. S'assigna automàticament al seleccionar el CUPS. Cal que la pólissa existeixi encara que estigui en esborrany
Ref. Contracte: (Obligatori) Referència del contracte de la distribuidora al que afecta aquest cas. S'omple automàticament al seleccionar la pólissa/CUPS. Si som una comercialitzadora, cal que estigui omplert el camp Referència Distribuïdora de la pólissa. Si no es sap, s'ha de posar el valor 999999. Si som una distribuïdora, serà el mateix valor que el camp Pólissa.

Detall de passos

Llistat amb tots els passos que s'han generat. Es poden crear, esborrar i obrir. Per generar qualsevol pas, el cas ha d'estar obert.

Quan obres o crees un Pas, accedeixes al formulari del Pas.

Formulari de nou pas

Cas: S'omple automàticament amb les dades la descripció del Procés
Procés: Procés al que està associat el Pas. S'omple automàticament amb el del Procés
Pas: Número de Pas.
Informació del Pas: Escollim la informació que associarem al Pas. Haurà de ser la del mateix procés/pas que hem escollit anteriorment. Amb la icona de la carpeta, podrem accedir al formulari de la informació del Pas que serà diferent en funció del Procés i Pas seleccionat en el desplegable. Totes les dades del pas es generaran automàticament segons les dades de CUPS i pólissa introduïts anteriorment.

Consell

Amb el botó Acceptar creem el pas, però no es tanca el formulari. Fins que no es guardi el cas, aquest pas no estarà emmagatzemat. Caldrà tancar el formulari amb el botó Tancar i guardar el Cas

Consell

Per crear un pas d'una manera més fàcil i ràpida es pot utilitzar l'Assistent de Creació de Passos ATR.

Pestanya Documents

Si es disposa d'una URL amb documentació a adjuntar a un cas es pot afegir al pas actual accedint a l'informació del cas (doble click sobre el pas > click sobre la carpeta de l'informació del pas). Allà trobarem la pestanya Documents.

En aquesta pestanya podem trobar un llistat amb els diferents documents relacionats amb el pas.

Els documents relacionats amb un cas tenen dos camps:

Tipus de document (Segons TABLA 61 de la CNMC)
URL del document (camp de text amb la URL per accedir al document)

Si el XML importat disposa de documents, ens mostrarà els documents aquí amb aquestes dades.

Si volem afegir-hi documentació, senzillament fem click sobre "Nou" i es complimenten els camps que ens mostra OpenERP.

Exemple de dades d'un pas. (C1) 01

Cada parell Procés/Pas té el seu formulari de dades específic en funció de les dades que s'han d'omplir en el XML corresponent.

Exemple de dades d'un pas. (M1) 01

No obstant això, hi ha algunes característiques comunes en tots els passos de qualsevol procés.

Per enviar: Significa que encara no s'ha enviat el XML del pas al destinatari.Quan es crea un pas, es marca per enviar si l'emissor del pas és la nostra empresa. Es modifica automàticament quan s'envia l'XML per mail mitjançant l'assitent enviar xml o quan s'exporta el fitxer ZIP i es marca la casella corresponent a l'assistent exportar xml. Els pasos que estan per enviar i els casos que tenen algun dels seus passos per enviar, es llisten de color blau.
Per validar: En alguns passos generats automàticament cal validar que les dades són correctes. En aquests casos, quan es detecta que hi ha alguna incongruència que necessita la intervenció d'un operador, marca el pas per validar. Mitjançant aquest camp es pot desmarcar un cop arreglades les dades. Es pot veure en detall a l'apartat automatització. Els passos que estan pendents de validar, es llisten de color vermell.

Pestanya History

Llistat amb totes les accions que s'han realitzat, com Obrir, Tancar, Historitzar, etc...

Pestanya Communication

Llistat amb tots els mails enviats des del cas mitjançant el botó Enviar XML

Seleccionant una de les línies del llistat, pots accedir a les dades del missatge enviat com destinatari, compte utilitzat, text, adjunts, etc... Fins i tot, es pot tornar a enviar el correu mitjançant el botó Enviar Correu