Salta el contingut

Documentacion de Facturacion

Veure també

Proces de facturació:

Lot de facturació

L'apartat Menu/Facturació/lots de facturació és el panell de control per realitzar les facturacions masives, indica l'estat en que es troba el lot (Borrador, obert, tancat)

El lot de facturació inclou les pólisses que es facturaràn en aquest període.

Una vegada facturada una pólissa activa en un lot de facturació automàticamente passa al lot següent.

Una vegada facturada una pòlissa que està de baixa i inactiva en el moment de facturar-se ja no va al pròxim lot de facturació.

Si una pòlissa es dona de baixa després de haver-se facturat s'ha de comprovar que no hagi passat al pròxim lot de facturació o sinó en el procés de validació donarà error per la facturació.

Facturació en 4 passos

  1. Obrir

    El botó obrir es el primer pas a realitzar per iniciar la facturació d'un determinat període. Si s'intenta obrir un lot sense haver tancat l'anterior apareixerà un error indicant que existeix més d'un lot obert.

    Una vegada obert un lot, les pòlisses a facturar passen del estat “borrador” a l'estat “obert”.

  2. Validar

    El botó validar comprova que totes les pòlisses del lot compleixin els requisits per poder-se facturar. Si la validació de la pòlissa es correcta passa l'estat “A punt de facturar”.

    Comprovacions que realitza:

    • Que els comptadors actius tinguin lectures inicials i finals en cada període.
    • Comprova si existen valores de lectures actuales inferiores a les inicials.
      • En el caso que sea debido a un gir del comptador, després de comprovar que el gir es correcte es pot marcar la casella “Saltar validació” en la fitxa de la pòlissa a facturar.

    “Saltar validació” Al entrar en una pòlissa del lot de facturació apareix la opció “Saltar validació” que permet que encara que apareixi un missatge en la validació. Es marca aquesta opció i es prem el botó “validar aquesta” per que passi a l'estat “A punt de facturar”.

  3. Facturar

    Una vegada totes les pòlisses estàn en estat “A punt de facturar” es prem el botó “Facturar” i comença el procés de facturació.

    Al final del procés de facturació s'hauran generat les factures de les pòlisses del lot en estat “Borrador”. A la vegada, totes les pòlisses del lot han passat a l'estat “Facturat”.

    Actualitzar: Durante el procés de facturació si es prem aquest botó s'actualitza la barra de procés indicant el tant per cent de facturació realitzat. Quan es prem el botó actualitzar i el procés de facturació ha arribat al 100% el lot de facturació passa a l'estat “Tancat”.

  4. Obrir factures

    Una vegada revisades, per part del usuari, totes les factures generades en el lot de facturació pot apretar-se el botó “Obrir factures” per assignar el número de factura i realitzar els assentaments comptables corresponents.

Nota

Des del menú de Lots de facturació pots accedir a les pòlisses directament obrint la fitxa. Així si desitjes modificar algúna dada d'una pòlissa pots accedir des del propi lot a la pòlissa sense necessitat d'obrir una nova pestanya.

  • Validació lot: Aquesta opció genera un informe en format pdf de les incidències trobades en la validació.

  • Exportar factures PDF: Genera un fitxer zip amb els pdf de les factures de cada comercializadora per al posterior enviament. Es descomprimeix el fitxer pdf i s'extreun els diferents fichers per cada comercializadora per poder-los enviar.

  • Exportar factures XML

  • Pòlisses en el lot: Aquesta opció obre una nova pestanya en la que apareix el llistat de pòlisses i l'estat en que es troben.

Nota

Des del menú de les “pòlisses en el lot” pots accedir a les pòlisses directament obrint la fitxa. Així si desitjes modificar algúna dada d'una pòlissa pots accedir-hi des de “pòlisses en el lot” a la pòlissa sense necessitat de obrir una nova pestanya.

  • Factures generades: Aquesta opció obre una nova pestanya en la que apareix el llistat de factures generades a partir del lot de facturació.

Nota

Utiliza el menú contextual per accedir a les dades de forma ràpida. Per exemple: si estàs a qualsevol factura, i et situes sobre del camp de la pòlissa prement el botó dret podràs obrir directament una nova pestanya amb totes les seves factures.

Facturació manual:

Per realitzar facturacions eventuals, o de pòlisses que es dònen de baixa i s'han de facturar fora del lot de facturació s'utilitzarà aquest tipus de facturació.

Des de la fitxa d'una pòlissa s'accedeix al apartat Factura manual per realitzar una factura que no pot esperar a facturar-se dintre del lot de facturació.

S'accedeix al assistent en el que es indicarà:

  • Pòlissa: Per defecte apareix la pòlissa en la que es troba en aquest moment.

  • Data des de, Data fins: Indica l'intèrval que es desitja facturar i facturarà les lectures que trobi en aquest intèrval.

  • Diari: S'ha de indicar a quin diari es desitja assignar a la factura a realitzar. Si es una factura de energia normal s'asignarà al diari Factures Energía.

Nota

Aquesta factura manual es pot realitzar en qualsevol moment, i la/es factura/es que realitza queden en estat borrador. Pots utilitzar aquesta opció per comprovar si el resultat de la facturació d'aquesta pòlissa es l'esperat. (p.e. si hi ha hagut una Modificació contractual en mig del període de facturació i s'han de realitzar 2 factures.) Després pots borrar la/es factura/es en estat borrador i la pòlissa seguirà pendent de facturar. Tambié es pot utilitzar aquesta opció per fer una simulació de factura (factura pro-forma)

Estados d'una factura:

  • Borrador: Es mostra de color blau i aquesta factura encara no té assignat número, i es pot borrar de forma inocua per el sistema.

  • Obert: Quan es valida una factura de forma individual a través del botó Validar dins de la pròpia factura o bé a través del Lot de facturació / Obrir Factures. S'assigna un número de factura a aquesta i es realitzen els assentaments comptables necesaris per poder fer el seguimient del cobrament de la mateixa i els informes comptables mensuals, anuals etc.

Nota

Per saber quines factures estàn pendents de cobrament pots filtrar les que estàn en estat 'obert'. Després afegint el filtre de 'Empresa' i el de 'data factura'. Es sabràn les factures pendents de cada comercializadora en aquest període.

  • Realitzar: La factura s'ha cobrat i s'han realitzat internament els assentaments comptables necesaris per conciliar la factura. Es fa amb una factura individual des de la pròpia factura amb la opció 'Pagar factura'.

Pregunta

¿Com es paga un grupo de factures a la vegada?

Resposta

S'han de seleccionar les factures a cobrar bé a través d'un filtre o bé seleccionant-les d'una llista. Després s'ha d'utilitzar l'assistent 'acció / pagar grup de factures'.

Pregunta

Si dono per pagada una factura per error, com desfaig el cobrament?

Resposta

Des de la pròpia factura es selecciona la opció 'Desfer pagament', això passarà la factura de l'estat 'realitzat' a l'estat 'obert'.

Igualment es pot fer amb un grup de factures des del assistent 'Acció / Desfer pagament'

Preguntes més freqüents:

Pregunta

Quan es generan més de una factura per pòlissa i lot de facturació?

Resposta

Si no s'han produït modificacions contractuals en el període de facturació del lot només es genera una factura per pòlissa i lot.

Es generan 2 factures si:

  1. La Modificació contractual que es realitza a la meitat del període de facturació, és un 'augment / disminució' de potència, amb o sense canvi de tarifa.
  2. La Modificació contractual és per un canvi de comercializadora.

Per veure quantes pòlisses tenen més d'una factura en el període es pot comprovar des de el lot de facturació filtrant per el camp “Factures Generades”.

Pregunta

Si he de borrar una factura en estat “obert” que no es correcta com la torno a facturar?

Resposta

Si s'ha de tornar a fer una factura perquè al analitzarla quan està en estat “borrador” s'ha detectat algún error s'ha de:

  1. Borrar la factura.
  2. Corregir les dades que han produït l'error per als correctes.
  3. Tornar al lot de facturació i es trobarà la pòlissa en estat “a punt de facturar”. Si es troba en estat “oberta” s'ha de passar a l'estat “a punt de facturar” amb el botó “validar” des de la pròpia pòlissa del lot.
  4. Polsar el botó “facturar aquesta” , una vegada facturades totes les pòlisses prement el botó “Actualitzar” aquest passarà a l'estat “Tancat”

Pregunta

Com comprovo que estàn totes les pòlisses que he de facturar en el lot?

Resposta

  1. Totes les pòlisses que estaven en el lot N una vegada facturades passen automàticament al lot següent: N+1 les mensuales, N+2 les bimestrales.
  2. Les pòlisses que no pateixen modificacions contractuals entre la facturació N i la següent no requereixen ninguna comprobació.
  3. Anar a Menú > Gestió de pòlisses > Pòlisses no asignades a ningún lot de facturació i colocar les pòlisses que sortin en el lot de facturació que els correspongui. Aquesta operació s'ha de realitzar des de una altra pestanya de pòlisses. En aquesta el camp “lot de facturació” no es editable ja que el filtre es que estigui buit.
  4. S'ha de comprovar que el número de pòlisses en el lot es igual al número de pòlisses que tenen el mateix lot de facturació. Des de les pòlisses filtrant per el camp lot de facturació i sumant les pòlisses ACTIVES i les NO ACTIVES ha de ser igual al número de pòlisses en el lot. Totes la pòlisses de “baixa” i “Inactives” que no s'hagin de facturar en el lot s'ha de comprobar que el camp lot de facturació sigui l'últim que es facturi i no l'actual.
  5. Si existeix una pòlissa del lot de facturació que no es pot facturar en el procés de validació ja apareixerà l'error.

Pregunta

Una factura en estat “Obert” es pot modificar?

Resposta

  1. Una factura en estat obert es pot cancel·lar prement el botó “Cancelar”, després passar a l'estat “Borrador”.
  2. Una vegada en estat borrador els camps passen a ser editables i es poden fer les modificacions necessaries.
  3. Una vegada modificats els camps necesaris es pot obrir de nou la factura amb el botó Validar passant a l'estat “Obert”

Pregunta

Una factura en estat “Realitzat” es pot modificar?

Resposta

  1. Si per error una factura ha passat a l'estat Realitzat, el primer que s'ha de fer es cancel·lar el pagament tal com s'ha indicat anteriorment i passarà a l'estat “Obert”
  2. Seguir els pasos indicats en l'apartat anterior.

Modificacions contractuals

Les modificacions contractuals representen l'històric de modificacions que ha patit una pòlissa/contracte en tota la vida. Les modificacions contractuals contenen la mateixa informació que una pòlissa.

Un procés de Modificació contractual té 3 passos dins d'una pòlissa:

  1. Botó “Modificació contractual”. Pulsar aquest botó fa que la pòlissa passi d'estat “Activa” a l'estat “Modificació contractual”. Per modificar els camps desitjats.
  2. Realitzar les modificacions en la pòlissa, todos els camps editables son susceptibles de Modificació, bàsicament seràn: potència contractada, comercializadora, tarifa d'accés, canvis en la pestanya contactes i en la pestanya facturació.
  3. El botó “Crear Modificació contractual” permet crear una nova Modificació contractual a partir d'una determinada data, o bé sobrescriure la actual amb els nous valors, en cas que s'observi algún error en la MD actual.

Crear una Modificació contractual nova

Aquesta opció crea una nova línea de Modificació contractual entre les dates: data d'activació i data final indicades en el quadre de diàleg.

Siempre existeix la possibilitat de “Desfer Mod. contractual” si no desitjem guardar ninguna Modificació i deixar la pòlissa tal com estava abans d'iniciar la Modificació Contractual.

Pregunta

Com es realitza un augment de potència de 5,5 a 10,390?

Resposta

  1. Dins de la pòlissa, polsar el botó “Modificació contractual”. Això fa que la pòlissa passi de estat “Activa” a l'estat “Modificació contractual”. S'ha de canviar la potència 5,5 per la nova 10,390 (apareixerà un quadre de diàleg advertint que la tarifa no concorda amb la nova potencia contractada), es canvia la tarifa a 2.1A , es prem el botó generar períodes per que apareixi el període de la nova tarifa 2.1A amb la potència contractada.
  2. Comptador: S'ha d'indicar la lectura de tancament de la 2.0A en la data dd/mm/aaaa i inicialitzar la nova lectura de la 2.1A que serà la mateixa en la data dd/mm/aaaa +1. Això s'ha de fer tant si es canvia de comptador com si es mantenen el mateix comptador.
  3. Una vegada les dades son les correctes, s'ha de polsar “Crear nou contracte” indicant a partir de quina data s'activarà la nova potència contractada.

Nota

Si la data d'inici de la nova Modificació contractual està en mig d'un període de facturació, es generaràn dos factures per aquesta pòlissa, una per cada període amb la tarifa correspondiente.

Pregunta

En una tarifa 3.X o 6.X com puc indicar potències diferents en cada període?

Resposta

Per poder indicar potències diferents en cada període s'ha de desmarcar la casella “Autogenerar períodes”

I després editar els períodes de la tarifa dins de la finestra “Potencies” indicant la potència contractada en cada període.

Llistats de facturació:

Els llistats resum de facturació mensuals es troben en l'apartat: Facturació > General > Informes de facturació > Informes resum facturació.

  • Des de / Fins a: Indica l'intèrval de data de factura entre els que filtrarà el llistat ambdues incloses.

  • Tipus: Pot escollir-se entre Mensuals, Bimestrals o Totes

  • Serie: En el desplegable apareixen totes les sèries que es poden seleccionar. En el caso de facturació de energía s'han de seleccionar: Seqüència F. Energia, Seqüència F. Energia Abonada o Seqüència F. Energia Rectificadora.

  • Informes: En aquest desplegable es poden seleccionar les diferents formes de resums i agrupacions segons convingui.

Certificat de consums

Aquest informe mostra el consum de totes les factures d'una pólissa concreta en un període de temps determinat.

Per tal d'imprimir el certificat de relació de consums s'ha d'anar a l'apartat: Facturació > General > Informes de facturació > Relació de consums.

  • És necessari introduir un número de pólissa i dues dates per tal d'indicar quin període temporal ens interessa.

Exportació de factures

Exportació de XML F1

Per exportar les factures generades en format XML F1 per enviar a les comercialitzadores hem de fer servir l'assistent accessible des del formulari del lot de facturació, amb el botó Exportar factures XML.

Comportament de l'assistent

  1. Comercialitzadora

    En aquest camp indiquem per a quina comercialitzadora volem exportar els fitxers F1s. Aquí podrem escollir o Totes les comercialitzadores o la comercialitzadora per la qual volem generar els fitxers

  2. Filtra per dates

    Serveix per filtrar entre quines dates de factura es vol exportar els fitxers F1s. Per defecte el camp no està marcat exporta totes les factures. Si aquest camp està marcat només exportarà les factures que compleixin el rang de dates indicades.

  3. Genera resum

    Si està marcada aquesta opció generarà el Resum de Facturació CSV (Menú/Facturació/General/Informes de facturació/Informes resum facturació)

Exportació de la facturació d'un període

Si volem exportar totes les factures d'una comercialitzadora (o de totes) que s'han generat a partir d'un lot de facturació, accedirem al lot que volguem, i al seu formulari trobarem a la columna de la dreta, el botó d'Exportar factures XML, que ens obrirà un assistent.

Aquest assistent ens demanarà de quina comercialitzadora volem exportar les factures, mostrant un desplegable amb les diferents comercialitzadores facturades en aquest lot. També hi ha l'opció d'exportar-les totes.

Addicionalment, es pot demanar el resum de les factures generades marcant aquesta opció en l'assistent.

El resultat d'aquest assistent serà un fitxer .zip. Si s'han seleccionat totes les comercialitzadores, contindrà un fitxer .zip per cada comercialitzadora amb les seves factures. Si només se n'ha seleccionat una, les factures .xml de la comercialitzadora seleccionada.

Si s'ha seleccionat la opció de resum es generarà un fitxer CSV .txt amb les dades de totes les factures que s'inclouen en l'XML ordenades per comercialitzadora.

Exportació manual de factures

També hi ha la opció d'exportar una o múltiples factures seleccionades manualment.

Per exportar només una factura, obrirem la factura que volguem exportar i executarem l'assistent anomenat Exportar factura XML que trobarem a la columna dreta de la finestra de la factura.

El resultat d'aquest assistent és un arxiu .xml amb la factura en format F1.

Si volem exportar mes d'una factura, podem seleccionar-les en el llistat i pŕemer el botó Acció i la opció Exportar factura XML. El fitxer generat contrindrà els fitxers .xml seguint la mateixa lògica que quan s'exporta tot un lot (.zip o .xml) en funció de les comercialitzadores de les factures generades.

En ambdós casos, es pot generar el CSV resum seleccionant la opció corresponent.

Exportació de PDFs

A més de l'assistent per exportar amb format XML, es disposa d'un assistent per exportar a PDF.

El funcionament és el mateix, tenim els mateixos filtres:

  • Per dates
  • Per comercialitzadora
  • Per lot de facturació

I el podem trobar en els mateixos registres:

  • Lot de facturació
  • Factures

Aquest assistent ens generarà un fitxer .zip que conté les diferents factures exportades en format PDF, utilitzant l'informe de factura seleccionat:

Nota

Aquest assistent també disposa de la funcionalitat Generar Emails, que generarà un email amb cada comercialitzadora afectada i hi adjuntarà un fitxer zip amb les corresponents factures.

Utilitzarà el compte de poweremail assignat a la plantilla "Facturació: enviament de factures".

Si es requereix, consulteu més informació sobre plantilles poweremail i comptes poweremail.

Facturació amb IESE a distribuidora

Al instal·lar el mòdul de facturació amb IESE a distribuidora haurem de fer ús de les posicions fiscals, així es passarà a per defecte a cobrar a tothom l'IESE a no ser que li diguem que forma part de la posició fiscal "Comercialitzadora", on després aquest impost desapareix.

Donar d'alta una comercialitzadora per no facturar IESE

Per donar d'alta una comercialitzadora nova ho haurem de fer a través del menú Empreses > Empreses > Nova empresa

Els camps més importants a emplenar són:

  • Nom: Nom de la comercialitzadora
  • Codi: Codi de REE per aquesta comercialitzadora. Després s'utilitzarà en fitxers de perfils que s'entreguen a REE.
  • Posició fiscal: Ens hem d'assegurar de que sigui una posició fiscal del tipus "Comercialitzadora". Per això ens assegurem que triem la que posi "Régimen nacional YYYY (Comercializadora)" on YYYY és el valor més gran.

Nota

El camp Posició fiscal s'utilitza pel cas que a qui vagi destinada la factura sigui una comercialitzadora, no se li aplicarà l'IESE, en canvi si la factura va a un client final se li aplicarà l'IESE encara que siguem una distribuidora.